Offre d’emploi à Ottawa

Adjoint(e) administratif / administrative
Cabinet du chef du Bloc Québécois

Description des tâches:
Sous la responsabilité du chef de cabinet et de la directrice des opérations, l’adjoint administratif doit :

• S’occuper de la correspondance du chef (rédaction d’accusés de réception, de lettres de félicitations, de divers certificats, etc.), selon les besoins;
• Dépouiller, trier et distribuer le courrier du cabinet;
• Répondre aux demandes de renseignements ou d’aide des députés, des adjoints et des cabinets;
• Assurer le lien entre les bureaux des députés et le cabinet du chef pour la coordination des réunions;
• Coordonner les conférences téléphoniques et réunions d’équipe ainsi que les avis de convocation;
• Coordonner les rencontres de direction et produire les comptes rendus;
• Gérer les réservations de la salle du cabinet et les inscrire au calendrier Outlook;
• Tenir à jour le répertoire des coordonnées des bureaux de députés ainsi que la liste du personnel des cabinets;
• Tenir à jour les groupes d’envoi du cabinet du chef;
• Envoyer les communiqués, avis aux médias, déclarations de député, messages aux députés et toute autre communication;
• Mettre à jour les listes médias;
• Assister la directrice des opérations, au besoin;
• Toute autre tâche connexe, selon les besoins et les urgences.

Profil recherché
Compétences linguistiques et techniques :

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Excellente capacité rédactionnelle;
• Anglais fonctionnel;
• Logiciels et applications maîtrisés : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Zoom et Teams.

Aptitudes :

• Autonomie, sens des responsabilités, débrouillardise, discrétion, facilité à gérer le stress et les délais serrés, disponibilité, fiabilité, capacité de composer avec le changement rapidement, gestion des priorités.

Conditions d’emploi et salaire : à discuter

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